Du latin, retro, en arrière et specto, spectare : regarder longtemps ou souvent, la rétrospective est LE MOMENT du sprint pendant lequel l’équipe va prendre du recul et apporter un regard critique à ce qui a été fait pendant le sprint.
Il s’agit généralement de la petite bulle d’oxygène de l’équipe ! En premier lieu elle permet aux différents membres de l’équipe de se poser, puis de réfléchir à ce qui a été bien fait, éventuellement à ce qui aurait pu être mieux fait. Et enfin de mettre en place des actions pour le prochain sprint.
À quoi ça sert ?
Tout d’abord, selon moi, la rétrospective a trois objectifs principaux :
1- Communiquer : De manière constructive, factuelle tout en restant dans la bienveillance, l’écoute et l’entraide.
2- Comprendre : Grâce à la communication on peut comprendre ce qu’il se passe pendant le sprint, ou savoir pourquoi tel évènement a eu lieu ? Pourquoi comme ci et pas comme ça ? etc.
3- Agir : En apprenant de nos erreurs.
« Regardless of what we discover, we understand and truly believe that everyone did the best job he or she could, given what was known at the time, his or her skills and abilities, the resources available, and the situation at hand. »
Prime directive, Project retrospectives, Normal L. Kerth.
Cette phrase est très importante et permet de mettre les membres de l’équipe en confiance afin qu’ils se sentent libres de parler, de donner leur opinion. La rétrospective n’est pas faite pour « montrer du doigt » ou « accuser » telle ou telle personne. C’est un moment où « tout peut être dit dans la gentillesse et la bienveillance ».
Pour qui ?
La scrum team : Devs, PO et scrum master.
La présence de tous les membres de l’équipe est OBLIGATOIRE en rétrospective, et ce n’est pas négociable.
Si une réunion vient de s’intercaler à ce moment-là pour l’un des membres de l’équipe, il est important de lui faire comprendre que le créneau est déjà bloqué pour la rétro. Cet évènement est tout aussi important qu’une autre réunion et il doit signaler son indisponibilité à l’autre organisateur. Si le besoin se fait ressentir, il reste bien entendu possible de reporter la rétro afin d’être sûr que tout le monde soit là.
Par exemple dans le cadre de la rétrospective de fin d’année (article à venir), la rétrospective pourra tout à fait rassembler l’équipe, le business et éventuellement d’autres parties prenantes du projet.
Par qui ?
Cela va dépendre de la maturité agile de l’équipe. Plusieurs cas de figure s’offrent à nous :
- Équipe peu mature, pas de scrum master en place : L’équipe peut se mettre d’accord pour faire tourner le rôle de l’organisateur d’une rétro à l’autre.
- Équipe peu mature, un scrum master en place : Le scrum master peut prendre le lead sur les rétrospectives au début, puis peu à peu proposer à des membres de l’équipe de l’accompagner dans l’organisation des rétros, pour finalement faire tourner le rôle dans l’équipe.
- Équipe mature : Ici, peu importe qu’il y ait ou non un scrum master, il est important de commencer à responsabiliser les membres de l’équipe sur ce moment important du sprint afin que le rôle puisse tourner entre les membres.
L’organisation d’une rétrospective nécessite surtout une bonne compréhension de l’exercice et de ses objectifs.
N’oublions pas que c’est en forgeant que l’on devient forgeron ! 😉
Quand sert la rétrospective ?
A chaque fin de sprint !
Quand on commence à travailler en agilité, on a tendance à vouloir skipper la rétrospective. On se dit que « tout s’est bien passé pendant le sprint, on a livré comme il fallait, pas besoin de faire une rétro » ou alors « bloquer 1h30 à 2h pour toute l’équipe, c’est trop long, cette fois-ci on n’en a pas besoin parce qu’on doit délivrer ».
Or c’est exactement le piège dans lequel il faut éviter de tomber !
Par expérience, même quand on pense que tout s’est bien passé, il y a toujours des choses à améliorer. En effet, pendant le sprint, même si l’équipe communique pendant les daily, elle a rarement du temps pour se retrouver dans son entièreté. Elle doit prendre du recul sur ce qui s’est passé. C’est tout le but d’une rétrospective ! ☝
Et oui, au début, il peut arriver que l’équipe ne discerne pas l’utilité de ces moments, mais il est très important de les maintenir. D’elle-même, l’équipe se rendra compte que ces moments aboutissent à des actions concrètes et surtout utiles. 😊
Qu’est-ce que ça donne ?
Deux à trois actions concrètes :
L’objectif est de permettre la résolution des problèmes rencontrés par l’équipe pour le prochain sprint.
Avant tout un responsable pour chaque action.
Lors de la rétrospective suivante, l’état d’avancement des actions sera revu avant de démarrer la rétrospective (prévoir 10 à 15 min sur l’1h30 ou les 2h de rétrospective).
Si une action n’a toujours pas été prise en charge au bout de deux sprints, il sera nécessaire de re-challenger l’équipe sur l’action en question :
« Nous avons choisi de mettre en place cette action, or, cela fait deux sprints qu’elle a été créée et elle n’est toujours pas en place, en avons-nous réellement besoin ? Oui, non ? »
Et si oui, il faut se donner une dead line ferme, sinon l’action sera abandonnée.
Un ROTI :
L’objectif est de permettre à chaque membre de l’équipe de noter la rétrospective. Mais également de signaler par un commentaire constructif et factuel ce qui a été ou ce qui n’a pas été pendant la rétrospective :
« Nous avons dépassé le temps imparti ».
« Nous avons perdu trop de temps à discuter de tel sujet et nous n’avons de ce fait pas eu assez de temps pour discuter de tel autre sujet ».
« Les temps de parole ne sont pas équilibrés » etc.
Tout commentaire qui permettra d’améliorer la prochaine rétrospective est bienvenu et permettra aussi à l’équipe de se sentir écoutée.
Comment animer sa rétrospective ?
Généralement, j’aime articuler mes rétrospectives de la manière suivante :
- 10 min d’ice breaker (ce qui permet en général de délier les langues et de faire redescendre la pression post-sprint).
- 10 min de revue des actions post-rétro.
- 1h de rétrospective :
- Un exercice ludique permettant à tout un chacun de brainstormer.
- Une restitution.
- Une réflexion sur les actions à mettre en place pour résoudre les problématiques.
- 10 min de ROTI.
Remarque : Selon la taille de l’équipe, la rétro peut prendre 1h30 à 2h !
Quel matériel et quel format pour une rétrospective ?
Depuis la pandémie du Covid, le télétravail est devenu le quotidien de beaucoup d’équipe. De ce fait, le format de la rétrospective peut changer d’une équipe à l’autre. Voici les différents formats de rétro que j’ai pu voir et voici mes recommandations :
Le full présentiel : Format idéal !
- Tout simplement parce qu’il permet de mieux communiquer.
- La communication non verbale joue un rôle très important et elle n’est pas aussi précise lorsque nous communiquons à distance.
- Pour ce format-ci, un simple paperboard ou whiteboard suffit.
L’hybride : À distance et en présentiel.
- C’est un format qui revient souvent dans le cas d’équipes dans lesquelles tous les membres ne sont pas dans la même zone géographique.
- Pour les personnes qui sont à distance, il est important d’instaurer la bonne pratique de la webcam activée afin de ne pas discuter avec des « vignettes » mais plutôt avec de vraies personnes. 😉
- Il est nécessaire de créer un board virtuel permettant à tous de collaborer.
Le full distanciel : En cas d’impossibilité de présentiel.
- Pour l’équipe dont les zones géographiques sont différentes ou bien pendant des périodes comme le confinement.
- Comme pour le format précédent, il faut passer par un board virtuel et instaurer la bonne pratique de la webcam.
Donc idéalement, pour les équipes qui ont des jours de présentiel, je recommande de caler la rétrospective sur ces jours-là.
Enfin pour conclure, quel type de format adopter ?
Une infinité de possibilités s’offre à vous, voici quelques conseils :
- Personnellement, j’aime bien adapter les thématiques de mes rétros aux différentes périodes de l’année : halloween, noël, summer holidays, sorties de block busters, etc.
- Pour ceux qui utilisent miro, il y a une belle bibliothèque de formats de rétros dans le miroverse.
- Pour ceux qui ont la chance d’être en présentiel pour les rétros, utilisez des jeux comme le loup garou ou encore le dixit.
- Le blog My agile partner de Judicaël Paquet présente un top 30 intéressant des différents formats de rétrospectives possibles.
- Je vous invite également à visiter le blog Coach agile qui présente un recueil de serious games pouvant être retravaillés pour une rétrospective.
- Sinon faites tout simplement appel à votre imagination !
Sources
- Les quatre clés pour réussir votre rétrospective, coach agile Paris.
- My agile partner
- Coach agile
Si vous avez manqué mon dernier article sur le sprint review, c’est ici !
