5 piliers d’une organisation projet réussie
Pour réussir son implémentation Salesforce, il est essentiel de mettre en place une organisation projet solide. Mais finalement, qu’il s’agisse d’un projet informatique, d’une implémentation logicielle, d’un projet marketing, d’une distribution de cadeaux ou de tout autre type de projet, il existe 5 fondamentaux incontournables qui guident le succès de tout projet : le périmètre, le calendrier, le budget, la qualité et l’aspect humain.
Explorons ces 5 piliers pour décrocher quelques conseils pour réussir la mise en place d’une organisation projet efficace.
1. Périmètre : définir le scope du projet, les objectifs et les livrables
Pour commencer, pour réussir un projet, définissez clairement son périmètre en première étape. Comprenez les éléments suivants :
- Les objectifs du projet : comme optimiser le processus de vente, offrir un meilleur support client, améliorer le nurturing des leads, etc.,
- Les besoins des parties prenantes : identifiez et impliquez les parties prenantes dès le départ pour éviter les ambiguïtés et les malentendus,
- Les livrables attendus : le MVP (Minimum Viable Product) du produit, la documentation associée comme le dictionnaire de données, les règles d’automatisation ou encore les schémas du modèle de données, des flux, etc.
Conseils :
Impliquez activement les parties prenantes pour assurer le bon déroulement et l’adoption du projet. Proposez des solutions « standards » et éprouvées, en utilisant un POC (Proof Of Concept) pour ne pas partir de zéro. Connaissez le périmètre initial et suivez l’avancée du projet par rapport à celui-ci. Utilisez des outils de gestion de projet comme des diagrammes de Gantt ou des tableaux de bord pour visualiser et communiquer clairement les avancées.
2. Calendrier : établir un plan de projet réaliste
Secondement, la gestion efficace du calendrier assure la livraison en temps voulu. Pour établir un calendrier, considérez les éléments suivants :
- Identifiez les tâches, les dépendances entre elles et les ressources nécessaires,
- Prenez en compte les contraintes et les ressources disponibles,
- Suivez régulièrement l’avancée du projet pour repérer et ajuster les écarts par rapport au plan initial.
Conseil :
Utilisez des outils de gestion de projet pour planifier, suivre et mettre à jour le calendrier du projet, mais un fichier Excel / Gsheet peut aussi suffire. Challengez régulièrement le calendrier pour assurer son réalisme et éviter les déceptions.
3. Budget : gérer les coûts
Par ailleurs, gérer le budget est essentiel dans tout projet. Suivez ces règles pour gérer les coûts avec succès :
- Établissez un budget réaliste en prenant en compte les coûts liés aux ressources humaines, à la technologie, aux fournitures et autres dépenses.
- Suivez attentivement les dépenses tout au long du projet pour éviter les dépassements de budget et intervenez au bon moment si nécessaire.
- Assurez-vous que le budget respecte les objectifs du projet.
Conseil :
Utilisez un logiciel de gestion financière ou un fichier Excel / Gsheet avec des formules adaptées pour suivre et gérer les dépenses du projet. Un suivi régulier permet d’intervenir en amont avant de dépasser le budget.
4. Qualité : sans compromis
La qualité est non négociable dans tout projet réussi. Vous pouvez livrer le périmètre demandé, dans les délais et le budget, mais l’adoption et la maintenance en pâtiront si la qualité n’est pas au rendez-vous. Donc, assurez-vous de la qualité :
- Établissez des normes de qualité claires dès le début du projet.
- Effectuez des contrôles qualité réguliers pour garantir que le projet avance dans la bonne direction et que les attentes en matière de qualité sont satisfaites.
Conseil :
Alignez les normes choisies avec les bonnes pratiques et les standards du client, et partagez-les avec toute l’équipe. Mettez en place un processus de gestion de la qualité pour identifier, évaluer et corriger les problèmes dès leur apparition.
5. Humain : gérer les ressources humaines avec soin
Enfin, l’aspect humain est crucial pour réussir toute organisation projet :
- Connaître les compétences nécessaires pour le projet afin de placer les bonnes personnes aux bons postes, ce qui maintient une équipe efficace et motivée.
- Expliquer clairement les rôles et responsabilités à chaque membre de l’équipe pour assurer un bon déroulement du projet et éviter les redondances de tâches. Utiliser une matrice RACI en début de projet est une excellente méthode pour définir qui est responsable de quoi.
- Encouragez la communication et la collaboration au sein de l’équipe pour partager ce qui fonctionne bien et ce qui doit être amélioré, et pour ajuster le fonctionnement si nécessaire.
Conseil :
Le chef de projet doit faire preuve de leadership, d’écoute et de disponibilité pour maintenir la motivation et l’engagement de l’équipe. Fournissez les outils et la formation nécessaires et prenez régulièrement la température du moral de l’équipe.
En conclusion, la gestion de projet repose sur cinq fondamentaux : le périmètre, le calendrier, le budget, la qualité et l’aspect humain. En les respectant et en les intégrant dans votre organisation projet, vous augmentez considérablement vos chances de réussir tout projet, quelle que soit sa complexité. Une gestion de projet efficace garantit la livraison en temps voulu, dans le respect du budget et de la qualité, tout en maintenant une équipe motivée et engagée.
Si vous ne l’avez pas encore lu, découvrez l’article d’hier ici : 19.12 : Définir l’accès des utilisateurs à une nouvelle sandbox #TexCalendar.
